Komunikasi Bisnis

MENGGUNAKAN MEDIA KOMUNIKASI

A.   PENGERTIAN MEDIA KOMUNIKASI

            Media komunikasi adalah suatu alat yang dipergunakan untuk mempermudah penyampaian informasi dari seseorang kepada orang lain, untuk mencapai tujuan yang ditentukan. Kecakapan dalam penggunaan media komunikasi yang ada akan membuat pesan akan lebih mudah tersampaikan dan dimengerti oleh penerima pesan.

            Dari pengertian media komunikasi di atas dapat ditarik beberapa fungsi media komunikasi diantaranya sebagai berikut :

1.      Mempermudah penyampaian pesan

2.      Sebagai alat untuk membangkitkan motivasi

3.      Mempersingkat waktu penyampaian informasi

4.      Membangkitkan daya tarik pesan yang akan disampaikan

5.      Mengkonkretkan isi berita yang bersifat abstrak

6.      Mempelajari isi dan maksud informasi yang akan disampaikan

7.      Merupakan alat hiburan dan mendidik para komunikan

            Untuk memenuhi fungsi media komunikasi, terdapat 5 hal yang harus diperhatikan dalam memilih dan menggunakan media komunikasi, yaitu sebagai berikut :

1.      Tanda atau lambang yang digunakan

Tanda atau lambang yang digunakan mudah untuk dimengerti

2.      Unsur realitas yang digunakan

Media tersebut masih digunakan untuk saat ini

3.      Indra yang digunakan

Penyampaian psan tertentu hendaknya menggunakan media yang tepat

4.      Kemampuan untuk mengontrol media yang digunakan

Ganti media yang digunakan jika memang sudah tidak tepat lagi

5.      Respon di dalam memanfaatkan media

Respon dari setiap media yang digunakan berbeda-beda

B.   MEDIA KOMUNIKASI BISNIS

1.      Jenis media komunikasi bisnis

      Menurut jenisnya, media komunikasi dikelompokkan menjadi :

a.       Media komunikasi audio

Adalah media komunikasi yang dapat di dengar dan dipahami dengan pendengaran. Contohnya : radio, telepon, tape recorder, dan lain-lain.

b.      Media komunikas visual

Adalah media komunikasi yang dapat ditangkap melalui penglihatan. Contohnya : surat transparasi, chart, koran.

c.       Media komunikasi audio visual

Adalah media komunikasi yang dapat dipahami melalui pendengaran dan penglihatan. Contohnya : televisi, DVD, VCD, dan lain-lain.

2.      Memilih media komunikasi bisnis

      Memilih media komunikasi bisnis sangatlah penting. Komunikasi yang efektif dan tidak efektif dapat dibedakan melalui pilihan atas media komunikasi yang dipilih. Pilihan media komunikasi sangat tergantung pada sifat pesan, waktu, formalitas dan harapan. Media yang dimaksud adalah alat atau sarana yang digunakan untuk memindahkan pesan dari pengirim pesan kepada penerima pesan.

      Dilihat dari cara melaksanakan komunikasi, dibagi menjadi :

1)      Komunikasi lisan ( oral comunnication )

2)      Komunikasi tertulis (written communication )

3)      Komunikasi visual

a)      Komunikasi Lisan ( Oral Communication )

      Dalam dunia bisnis komunikasi lisan ( oral communication ) merupakan komunikasi yang paling banyak digunakan, misalnya melalui telepon, wawancara, pidato, seminar, presentasi bisnis dan lain-lain. Komunikasi ini disukai karena sederhana, spontan, nyaman, praktis, ekonomis dan memilik kemampuan yang lebih tinggi dalam memberikan feedback.

      Komunikasi lisan dapat digunakan sebagai :

1.      Pesan relatif sederhana dan mudah dimengerti

2.      Pesan tidak memerlukan catatan permanen

3.      Penerima dapat dikumpulkan dengan mudah dan ekonomis

4.      Ingin mendorong interaksi untuk pemecahan dan pengambilan keputusan

5.      Diperlukan umpan balik secara lansung dari penerima

Jenis media komunikasi lisan yang digunakan sehari-hari :

1.      Telepon

Adalah media komunikasi audio yang dipergunakan dalam komunikasi antar individu, telepon banyak digunakan dilingkungan kantor dan kehidupan sehari-hari.

2.      Pertemuan

Adalah jenis media komunikasi audio dalam komunikasi kelompok yang bersifat langsung. Pertemuan adalah jenis media yang sangat pentingdalam organisasi untuk membentuk saling pengertian antar anggota organisasi, baik secara vertikal atau horizontal.

3.      Wawancara

Adalah media komunikasi audio karena komunikasi berlangsung dengan tatap muka dan 2 arah. Jenis media ini banyak digunakan dalam organisasi secara vertikal yaitu antara atasan dengan bawahan.

4.      Kunjungan

Adalah media komunikasi audio dalam suatu kelompok. Bentuk media komunikasi ini lebih menitikberatkan pada hubungan antar manusia ( human relation ).

b)      Komunikasi Tertulis ( Written Communication )

      Komunikasi ini biasanya digunakan untuk menyampaikan informasi yang sifatnya singkat dan jelas, tetapi dipandang perlu untuk ditulis denganmaksud atau tuuan tertentu. Komunikasi ini juga digunakan untuk menyampaikan infromasi yang bersifat kompleks, untuk mengirimkan gambar dan foto karena tidak dapat dilukiskan dengan kata-kata serta untuk menyampaikan informasi kepada banyak orang seperti spanduk dan brosur.

      Dalam komunikasi ini perlu ditimbangkan maksud dan tujuan komunikasi tersebut dilakukan. Perlu diketahui resiko dari komunikasi tersebut misalnya aman, mudah dimengerti dan tidak menimbulkan pengertian yang berbeda dari yang dimaksud. Komunikasi ini dapat dibuat dalam bentuk surat, faksimile, e-mail, memo, proposal ,laporan. Pilihan kata dilakukan dengan hati-hati untuk mempertahankan nada sopan dan bersahabat.

      Komunikasi tertulis bisa dengan ditulis tangan atau menggunakan media elektronik seperti telegram, mesin faks dan e-mail.

      Komunikasi tertulis tepat digunakan bila :

·         Pesan terinci dan kompleks

·         Pesan memerlukan perencanaan yang saksama

·         Pesan melakukan catatan prmanen

·         Penerima dalam jumlah banyak

·         Penerima sulit dijangkau karena tersebar secara geografis

·         Tidak diperlukan umpan balik secara langsung dari penerima

            Bentuk-bentuk media tertulis yang sering dipakai dalam dunia bisnis adalah sebagai berikut :

1.      Perintah tulis

2.      Peraturan kerja

3.      Memorandum

4.      Buku penuntun

5.      Laporan kerja

6.      Buku pegangan

7.      Formulir

8.      Catatan

9.      Kuesioner

10.  Pengumuman

11.  Iklan

c)      Komunikasi Visual

      Komunikasi visual adalah komunikasi melalui penglihatan. Komunikasi ini merupakan sebuah rangkaian proses penyampaian kehendak atau maksud tertentu kepada pihak lain dengan penggunaan media penggambaran yang hanya terbaca oleh indera penglihatan. Komunikasi ini mengkombinasikan seni, lambang, tipografi, gambar, desain grafis, ilustrasi, dan warna dalam penyampaiannya.

      Fungsi komunikasi visual :

1.      Sarana informasi dan intruksi yang bertujuan menunjukkan hubungan antara suatu hal denga hal yang lain dalam bentuk petunjuk, posisi dan skala, misalnya peta, diagram, simbol dan penunjuk arah.

2.      Sebagai sarana presentasi dan promosi untuk menyampaikan pesan, mendapatkan perhatian ( atensi ) dari mata ( secara visual ) dan membuat pesan tersebut dapat diingat contohnya poster.

3.      Sebagai sarana identifikasi. Identitas seorang dapat menatakan tentang siapa orang itu, dari mana asalnya. Demikian juga dengan benda, produk ataupun lembaga, identitas akan dapat mencerminkan kualitas produk atau jasa tersebut dan mudah dikenali, baik oleh produsen maupun konsumen.

C.   KEUNTUNGAN DAN KEKURANGAN MEDIA KOMUNIKASI BISNIS

            Media komunikasi adalah alat atau sarana yang digunakan unutk berkomunikasi, selain untuk mempermudah penyampaian informasi dan sebagai alat motivasi, juga dapat memperjelas isi dan maksud informasi yang akan disampaikan.

Ø  Fungsi media komunikasi sebagai alat untuk :

1.      Mendidik ( to educate )

2.      Menghibur ( to entertain )

3.      Mempengaruhi para komunikan ( to change society )

Ø  Keuntungan dan kelemaha media komunikasi dilihat dari efektifitas pemakaiannya :

a.       Media audio :

-        Keuntungan :

·         Harganya relatif murah

·         Dapat membangkitkan fantasi pendengaran

·         Mudah dibuat dan digunakan

·         Alatnya sangat sederhana

-        Kelemahan :

·         Sulit di kontrol

·         Kualitas suara cenderung menurun dan berkurang

·         Apabila ada kesalahan harus membuat naskah baru

·         Tidak dapat ditampilkan secara visual

b.      Media visual :

-        Keuntungan :

·         Informasi yang disampaikan lebih jelas

·         Biaya pembuatannya relatif murah

·         Pelaksanaannya dapat menghemat biaya

·         Pembuatan dan penggunaannya lebih mudah

-        Kelemahan :

·         Perlu waktu untuk menafsirkan pengertiannya

·         Menimbulkan rasa bosan atau jenuh

·         Menimbulkan gangguan-gangguan yang tida diinginkan

c.       Media audio visual :

-        Keuntungan :

·         Pemakaiannya tidak membosankan

·         Hasilnya lebih mudah untuk dimengerti dan dipahami

·         Informasi yang diterima lebih jelas dan cepat dimengerti

·         Informasi yang disampaikan dapat diterima sesuai pemakaian

-        Kelemahan :

·         Kualitas suara tidak tetap

·         Pelaksanaannya perlu waktu cukup lama

·         Pelaksanaannya memakai tempat yang luas

·         Biayanya relatif mahal